มาเริ่มความเข้าใจแบบง่ายๆ กับการทำงานของระบบ
เมนู Reservation จะเป็นการแสดงผลรายละเอียดการจองของลูกค้าทั้งหมด ที่จองตรงผ่านทางหน้า Website ของโรงแรม โดยระบบจะมีการแจ้งเตือนเมื่อมีการจองสำเร็จแล้ว กรณีชำระผ่านบัตรเครดิตแบบ EDC Offline หรือ เลือกชำระผ่าน Payment Gateway โดยระบบต้องได้รับเงินแล้วเท่านั้น ถึงจะออกเอกสารใบยืนยันการจอง โดยจะแจ้งเตือน 3 ที่พร้อมกันคือ
1. ในระบบ CRS ของ Travelanium
ระบบจะลงบันทึกรายการของลูกค้าที่จองเข้ามาทันที ซึ่งเดี๋ยวเราจะเข้ามาดูรายละเอียดกันข้างในอีกทีว่ามีตัวเลือกอะไรบ้าง
2. แจ้งเตือนไปยังอีเมลของโรงแรม
ทางโรงแรมจะได้รับอีเมลยืนยันการจองจากระบบทันที โดยทางโรงแรมสามารถใส่อีเมลที่จะรับ หรือ CC: ได้มากกว่า 1 อีเมล (ดูวิธีการใส่)
3. แจ้งเตือนไปยังลูกค้าหรือผู้จอง
ระบบจะส่งเอกสารที่เป็นชุดเดียวกันกับที่ทางโรงแรมได้รับ ไปยังลูกค้าพร้อมกัน
เลือกรูปแบบการใช้งาน สำหรับประเภทการชำระเงินของโรงแรม
การใช้งานเมนู Reservation จะเป็นเจ้าหน้าทีที่ดูแลโดยตรง สำหรับในระบบของ Travelanium นั้นจะเป็นการเก็บรายละเอียดการจองของลูกค้าที่จองผ่านหน้าเว็บไซต์ทั้งหมด โดยจะแบ่งประเภทของการแสดงผลที่ไม่เหมือนกันในแต่ละโรงแรม เนื่องจากจะดูจากรูปแบบการรับชำระเงินของลูกค้าเป็นหลัก ก่อนอื่นมาดูกันว่า
"โรงแรมของท่านรับชำระเงินจากลูกค้า ผ่านช่องทางไหนบ้าง"
โรงแรมที่รับชำระเงินผ่าน
บัตรเครดิตอย่างเดียว
เป็นการรับชำระเงินผ่าน บัตรเครดิต เท่านั้น ซึ่งลูกค้าจะใส่เพียงเลขหน้าบัตร 16 หลัก พร้อม เดือน/ปี ที่หมดอายุ (บางโรงแรมสามารถขอรหัส cvv ได้)
โดยลูกค้าจะใส่เลขหน้าบัตรเพื่อเป็นการการันตีการจองห้องพัก เมื่อจองสำเร็จแล้ว ทางเจ้าหน้าที่โรงแรมจะเป็นผู้เข้าไปยังระบบหลังบ้าน ของ Travelanium เพื่อนำเลขหน้าบัตรของลูกค้า มาตัดชำระเงิน ผ่านเครื่อง EDC Offline
โรงแรมที่รับชำระเงินผ่าน
Payment Gateway อย่างเดียว
เป็นการรับชำระเงินผ่าน Online ทั้งหมด หรือที่เรียกกันว่า Online Payment Gateway ปัจจุบันสามารถรับชำระได้ทุกประเภท ตั้งแต่บัตรเครดิต, บัตรเดบิต, Thai QR Payment , อี วอลแลต ต่างๆ , ชำระผ่านเค้าท์เตอร์ธนาคาร หรือห้างชั้นนำ , รวมไปถึงการผ่อนชำระผ่านบัตรเครดิต
เมื่อชำระเงินเรียบร้อยแล้ว ระบบจะส่งเอกสารยืนยันการจองทันที
โรงแรมที่รับชำระเงินผ่าน
บัตรเครดิต และ Payment Gateway
เป็นการรับชำระเงินผ่าน 2 ระบบ โดยทางโรงแรมอาจยังเลือกใช้วิธีการรับเงินแบบบัตรเครดิต Offline เป็นหลัก และ เพิ่มการชำระเงินแบบอื่นๆเข้ามาเพิ่มเติม
หากเลือกใช้วิธีการนี้ในการรับชำระเงิน อาจจะต้องสังเกตข้อแตกต่างของสัญลักษณ์ เมื่อเวลามีรายการจองเข้ามา จะแยกอย่างไรว่า Booking ไหนมาจากการชำระเงินแบบใด
